Contratto di Trattamento dei Dati

Il presente contratto disciplina il rapporto tra titolare e responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Il titolare è l'edificio che utilizza Flatmine: un condominio, un'amministrazione di stabile o di complesso, una società di amministrazione o una cooperativa. Il responsabile è Kaira Digital Arts S.R.L. (Braşov, Romania), che eroga il servizio. Questo testo è parte integrante dei Termini di Utilizzo e vale finché il servizio viene utilizzato.

Oggetto del trattamento è l'erogazione del servizio di amministrazione: calcolo delle quote e delle spese comuni, libro entrate e uscite, incasso e riconciliazione bancaria, archiviazione dei documenti, verbali di assemblea e delibere, invio di notifiche. La durata del trattamento coincide con la durata dell'account. I dati sono trattati solo per questa finalità, non sono usati per marketing e non sono ceduti a terzi.

Il responsabile tratta i dati personali soltanto su istruzioni documentate del titolare. L'uso del prodotto e le impostazioni scelte dall'edificio costituiscono tali istruzioni. Se ritiene che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati, il responsabile lo comunica senza ritardo.

Categorie di dati: dati identificativi e di contatto (nome, e-mail, telefono), dati dell'unità e di catasto o registro immobiliare, tipo di diritto di godimento, registrazioni di quote e morosità, pagamenti e movimenti bancari, documenti, liste di presenza e votazione, registri delle notifiche e registri tecnici di sicurezza. Interessati: proprietari, inquilini, residenti, amministratori, revisori e referenti dei fornitori. Flatmine non interviene nel flusso di pagamento; i dati della carta non sono mai trattati.

Chiunque abbia accesso ai dati è tenuto alla riservatezza e tale obbligo permane dopo la cessazione del servizio.

Misure tecniche e organizzative (art. 32 GDPR): cifratura in transito (TLS), autorizzazioni per ruolo verificate lato server, accesso a due fattori, protezione contro i bot, registro di sicurezza conservato 365 giorni per le operazioni di denaro e le cancellazioni, morosità mostrate ai residenti solo in forma aggregata, backup periodici e archiviazione al posto della cancellazione definitiva per le registrazioni con storico.

L'hosting è su Google Cloud all'interno dell'Unione Europea: database e file si trovano in Germania (Francoforte, europe-west3) e i server applicativi in Belgio (europe-west1).

Sub-responsabili: Google (hosting, autenticazione, archiviazione file, invio notifiche) e Brevo (invio e-mail, Francia). Quando si usano le funzioni con intelligenza artificiale, cioè la lettura di ricevute ed estratti conto e l'assistente nell'applicazione, il contenuto interessato viene inviato a Google Gemini; questa chiamata non è vincolata a una regione dell'Unione Europea. Un'amministrazione può impostare una propria chiave e usare il servizio con un contratto proprio. Ogni modifica dell'elenco è annunciata in anticipo e il titolare può opporsi.

Il responsabile assiste il titolare in misura ragionevole nelle richieste degli interessati di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità. Il prodotto mette a disposizione strumenti di esportazione e cancellazione dei dati.

In caso di violazione dei dati personali, il responsabile informa il titolare senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza e fornisce le informazioni necessarie agli obblighi di notifica.

Al termine del servizio i dati sono restituiti o cancellati a scelta del titolare; le registrazioni soggette a un termine legale di conservazione restano per tale periodo.

Il responsabile fornisce le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente contratto e supporta le verifiche in misura ragionevole.

Il presente contratto è regolato dalla legge rumena. Domande e comunicazioni: info@kairadigitalarts.com