Software für Hausverwaltung und WEG auf einer Plattform

Hausgeld und Konten, Einzug und Kontoauszüge, Beschlusssammlung und Eigentümerversammlung, Wirtschaftsplan und Kontoauszugsimport in einem Panel. Dieselbe Software für WEGs, Wohnanlagen, Genossenschaften und Einkaufszentren.

Von Anfang an dabei

• Hausgeld & Konten

  Hausgeld-Pläne erstellen, Teilzahlungen erfassen, Abrechnungen und Salden sofort sehen.

• Objektverwaltung

  Anlage, Gebäude und Einheiten an einem Ort verwalten; alles hängt zusammen.

• Genossenschaftsweg

  Mitglieder und Anteile ab der Grundstücksphase, Zuteilung per Verlosung, kein Datenverlust bei der Übertragung.

• 10 Sprachen + RTL

  Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch und mehr: in der Sprache Ihrer Bewohner.

• Sicher & intelligent

  Mit Firebase-Authentifizierung und KI-Assistent: geschützt und schnell.

• Personen & Firmen

  Bewohner, Eigentümer und Firmen in einem Datensatz; Rollen und Kontakte zusammen.

• Sicherheit & Zutritt

  Schichten des Personals, Zutritte am Eingang und Vorfälle werden an einer Stelle geführt; passiert nachts etwas, sagt das Protokoll, wer Dienst hatte und wer gekommen und gegangen ist. Für Kameras zahlen Sie kein Abo: eine am Rechner angeschlossene USB-Kamera zeigt der Browser selbst, das Bild einer IP- oder WLAN-Kamera holt der Browser über Ihr eigenes Netz, und bei einem Rekorder wird nur der Live-Link hinterlegt. Kein Bild erreicht Flatmine oder wird auf dem Server gespeichert.

• Kalender & Erinnerungen

  Versammlungen, Wartungen, Vertragsenden und Feiertage stehen in einem Kalender, Anstehendes erscheint als Hinweis auf der Startseite. Abonnieren Sie ihn auf dem Handy, landen die Einträge samt Notizen in Ihrem eigenen Kalender, auch in Google, Apple und Outlook.

• Einnahmen & Ausgaben

  Einnahmen-Ausgaben-Buch, Kategorien und aktueller Nettosaldo.

Zusatzmodule

• Parkplatz- & Schrankensteuerung

  Berechtigte Bewohner öffnen Tor oder Schranke direkt aus der App; jede Öffnung wird protokolliert: wer, wann, mit welchem Ergebnis.

• Anfragen & Störungen

  Bewohner melden einen Schaden in der App, statt herumzutelefonieren. Die Verwaltung sieht die Meldung, hält fest, wer sie übernommen hat und wann sie erledigt war, und der Bewohner verfolgt den Stand auf dem eigenen Bildschirm. Erledigte Meldungen bleiben in der Historie, wiederkehrende Schäden fallen dadurch auf.

• Eigentümerversammlung & Sitzungen

  Ein Ablauf von der Einladung bis zum Protokoll: Eigentümer checken per QR-Code ein, das Quorum wird automatisch berechnet, und das Protokoll ist fertig, sobald die Versammlung endet. Fügen Sie Ihren Zoom-, Meet- oder Teams-Link ein: Saal und Remote-Teilnehmer werden zu einer Versammlung.

• Beschlusssammlung

  Jeder gefasste Beschluss wird nummeriert und dauerhaft eingetragen, im Sinne von § 24 Abs. 7 WEG. Neue Eigentümer sehen auf einer Seite, was hier beschlossen wurde.

• Beschlüsse & Umfragen (Abstimmung)

  Beschlussfähigkeit und Mehrheit werden automatisch nach der Regel des Landes berechnet: Miteigentumsanteile nach KMK, doppelte Mehrheit nach WEG; in Spanien darf ein Eigentümer mit fälligen Rückständen nicht abstimmen, und ein abwesender Eigentümer, der nicht binnen 30 Tagen widerspricht, gilt als zustimmend. In Dubai haben Beschlüsse nur beratenden Charakter. Ein Objekt kann die Regel eines anderen Landes übernehmen.

• Personalverwaltung

  Schichten, Urlaub und Zeiterfassung von Hausmeister und Personal laufen hier. Zum Monatsende ist ohne handschriftliches Buch zu sehen, wer wie viele Tage gearbeitet und wer einen Vorschuss bekommen hat. Übergebene Ausrüstung und Aufgabenbeschreibungen hängen am selben Datensatz.

• Dienstleistungsverträge

  Das Programm verfolgt die Laufzeitenden von Aufzugswartung, Sicherheit, Versicherung und Reinigung. Es meldet sich, bevor eine Frist abläuft, damit Sie nicht mit überfälliger Wartung oder ohne Versicherung dastehen. Wiederkehrende Prüfungen stehen in derselben Liste.

• Fahrzeuge & Fuhrpark

  Hat die Anlage einen Shuttle, einen Transporter oder eine Maschine, stehen Zulassung, HU, Versicherung und Wartungstermine auf einer Karte. An anstehende Termine wird rechtzeitig erinnert; werden Kilometer und Kraftstoff erfasst, werden auch die Jahreskosten des Fahrzeugs sichtbar.

• Inventar & Übergabe

  Alles, was der Anlage gehört, vom Rasenmäher bis zur Leiter, ist erfasst. Wer es bekommen hat und wann es zurückkam, steht schriftlich fest, sodass nach einem Verwalterwechsel die Frage "was hatten wir eigentlich" aus der Liste beantwortet wird. Wartungstermine laufen auf derselben Karte mit.

• Gemeinschaftsräume buchen

  Bewohner reservieren Pool, Fitnessraum oder Besprechungsraum in der App. Zwei Personen können denselben Zeitraum nicht belegen, die Freigabe bleibt bei der Verwaltung. Der Belegungskalender ist für alle offen, wer gebucht hat, wird den Nachbarn aber nicht gezeigt.

• Miete & Center-Management

  Die Miete von Läden und Gewerbeeinheiten wird hier verfolgt. Neben der festen Miete wird auch die umsatzabhängige Miete berechnet; bei verspäteter Zahlung läuft der im Vertrag vereinbarte Verzugsbetrag auf. Vertragsende und Anpassungstermin werden vorher angekündigt.

• Besucherbuch

  Besuch, Kurier oder Handwerker am Eingang wird erfasst, und die Verwaltung sieht, wer gerade im Haus ist. Die Aufzeichnungen werden datenschutzkonform geführt, und die Angaben eines Besuchers werden den Nachbarn nicht offengelegt. Die Uhrzeit des Verlassens steht in derselben Zeile.

• Pakete & Lieferungen

  Ein an der Pforte angenommenes Paket wird eingetragen und der Bewohner benachrichtigt. Die Frage "ist mein Paket da" beantwortet sich, ohne den Hausmeister zu fragen; nach der Übergabe schließt der Eintrag und es bleibt schriftlich, wer es abgeholt hat.

• Zähler & Verbrauch (EED)

  Die Zähler der Einheiten werden abgelesen, Heiz- und Wasserkosten nach Verbrauch verteilt. Bewohner sehen den eigenen Verbrauch und den Durchschnitt der Anlage auf dem eigenen Bildschirm; die Zahl des Nachbarn wird nicht gezeigt. Dieselben Ablesungen gehen in die Jahresabrechnung ein und werden kein zweites Mal erfasst.

• Aushänge & Anzeigen

  Mitteilungen an einem Brett; Verkaufs- und Mietanzeigen nur am bewohnerinternen Brett, nie öffentlich. Senden Sie eine Mitteilung an Block, Etage, Einheit, Rolle oder einzeln gewählte Personen; auf Wunsch kommt sie auch als Telefonbenachrichtigung an.

• Berichte & Analysen

  Für Rückstände, Zahlungseingänge, Ausgaben, Personal und Zähler gibt es fertige Berichte. Sie filtern die Spalten, wählen den gewünschten Zeitraum und laden ihn als PDF oder Excel herunter. Die Ausgabe lässt sich der Steuerberatung oder dem Prüfer unverändert übergeben.

• Bank & Abgleich

  Jede Geldbewegung hängt an einem Bankkonto: Zahlungseingänge, Zahlungen, Vorschüsse, Umbuchungen. Der Kontoauszug entsteht aus dem Buch und lässt sich mit Anfangssaldo und laufendem Saldo gegen den Auszug der Bank abstimmen. camt.053-, MT940- und CSV-Auszüge werden über IBAN und Zahlungsreferenz zugeordnet; eine bereits manuell erfasste Zahlung wird nicht doppelt gebucht.

• Lieferantenkonten & Verbindlichkeiten

  Eine Rechnung wird als Verbindlichkeit erfasst und erst mit der Zahlung ins Buch übernommen. Teil- und Ratenzahlung, Anzahlung an Lieferanten, Gutschriften und Verrechnung; Lieferanten-Kontoauszug und Altersstruktur nach Fälligkeit (noch nicht fällig, 1-30, 31-60, 61-90, 90+ Tage). Dieselbe Rechnungsnummer eines Lieferanten kann nicht zweimal erfasst werden.

• Buchhaltungsexport (lernt aus einem Beispiel)

  Hat Ihr Steuerberater eine Beispieldatei geschickt? Einfügen genügt: Trennzeichen, Spaltenüberschriften, Feldtypen und feste Breiten werden erkannt und die Vorlage steht. Spalten hinzufügen oder entfernen, Name, Typ und Länge ändern. Ändert sich der Standard, ändern Sie die Vorlage statt Code. Wird ein Standarddokument verlangt, entsteht auch das XML-Gerüst aus Kopf, Kontenliste und Buchungen.

• Ausschreibung & Angebote

  Die Antworten auf die drei Fragen der Bewohner bleiben aktenkundig: wie viele Angebote, war es das günstigste, und wenn nein, warum? Standardmäßig mindestens drei Angebote; darunter braucht es einen Beschluss. Firmen, die nicht geantwortet haben, werden ebenfalls erfasst. Bei Notfällen entfällt die Einholung; die Genehmigung wird nachgeholt.

• Erhaltungsrücklage

  Dach, Aufzug, Fassade: legen Sie im Voraus Geld zurück, damit am Tag der Sanierung niemand plötzlich mit einem großen Betrag dasteht. Sie markieren im Hausgeld-Schema eine Position: mit jeder Zahlung fließt dieser Anteil von selbst in die Rücklage, und eine aus der Rücklage bezahlte Ausgabe wird mit einem Klick abgezogen. Anfangsbestand, Zuführung, Entnahme und Endbestand kommen fertig für die Jahresabrechnung: Erhaltungsrücklage nach § 19 WEG, fondo de reserva nach LPH 9.1.f in Spanien, KMK Art. 20/b in der Türkei.

• Wirtschaftsplan & Budget

  Geschätzte Jahreseinnahmen und -ausgaben, Anteil je Einheit und Beschluss der Eigentümer: Wirtschaftsplan nach § 28 WEG, işletme projesi nach türkischem Recht, presupuesto in Spanien. Die Ist-Zahlen stammen aus dem Journal; auch Posten ohne Planung werden aufgelistet.

• Prüfungen & Versicherungen

  Aufzugsprüfung, Feuerlöscher, Notstromaggregat, Wassertank, Blitzschutz und Gebäudepolicen in einem Verzeichnis. Auch das Ergebnis wird festgehalten: bestanden, mit Auflagen, nicht bestanden. Fällige werden erinnert, überfällige rot markiert.

• Aufgaben & Hinweisleiste

  Von der Verwaltung angestoßene Arbeiten bekommen eine Person und ein Datum und erscheinen im Kalender. Die Hinweisleiste zeigt überfällige Aufgaben, versäumte Prüfungen, noch nicht genehmigte Notfallausgaben und überschrittene Budgetposten. Vom System erkannt, nicht geschätzt.

• Backup & Dokumentenarchiv

  Alle Daten der Anlage lassen sich als eine herunterladbare Sicherung ausgeben, und ein neu hinzugekommenes Modul fällt von selbst in diese Sicherung. Bei einem Verwalterwechsel werden die Unterlagen vollständig übergeben, niemand muss suchen, wo die Aufzeichnungen liegen.

• Dokumentenbibliothek

  Muster für Einladungen, Protokolle und Zahlungserinnerungen in 10 Sprachen; PDF herunterladen und mit eigenen Daten verwenden.

• Eigene Website für Ihr Gebäude

  Eine einzige öffentliche Seite: Kontakt, Standort, Sprechzeiten und Aktuelles. Mit dem Assistenten ausfüllen und unter einer kostenlosen Adresse oder der eigenen Domain veröffentlichen. Bewohnerdaten werden nie veröffentlicht.

• Bewohnerkommunikation & Schutz

  SMS, WhatsApp und eigene E-Mail, von der Verwaltung an die Bewohner. Einwilligung zuerst; jede Sendung ist gekennzeichnet und protokolliert.

• Zustellung mit Nachweis

  Jede Mitteilung protokolliert, wer sie wann erhalten hat; Beleg statt Behauptung. PEC in Italien, KEP in der Türkei: Miet- und Forderungsmitteilungen werden mit PDF-Anhang aus dem eigenen zertifizierten E-Mail-Postfach des Objekts versendet.

• Gremien & Ausschüsse

  Eigentümerversammlung, Beirat und Ausschüsse: Mitgliedschaften, Sitzungen und nummerierte Beschlüsse in einem Register.

• Hausordnung & Verstöße

  Regeln und Verstoßakten: Feststellung, Mitteilung und Ergebnis in einem fairen, transparenten Verfahren.

Und mehr: Vorschüsse, Zeiterfassung, Urlaub und Schichten, Übergaberegister, Lieferantenkonten und Altersstruktur, Gutschriften und Verrechnung, Umbuchungen zwischen Konten, Anfangssaldo und laufender Saldo der Bank, Stellenbeschreibungen, Verantwortungsbereiche, Rollen und Berechtigungen, Bewerbungsverwaltung, Hausgeld-Vorlagenbibliothek, Periodenerzeugung, Verzugszinsberechnung, Stornobuchungen, Umlage nach Personenzahl, Verwaltung mehrerer Anlagen, einheitliche Rechnungserfassung, Lager- und Bestandsverwaltung, Personal-Shuttle-Planung, Gebäude- und Facility-Management.

Beschlusssammlung nach § 24 WEG und Wirtschaftsplan nach § 28 WEG; Einladungsfristen je Länderprofil. Länderprofile gibt es für Deutschland, die Türkei, Spanien, Italien, Frankreich, Portugal, Rumänien, Brasilien, Albanien, Saudi-Arabien, Dubai und England; ein Objekt kann auch die Abstimmungsregel eines anderen Landes wählen.

Kartenzahlung über das eigene Anbieterkonto des Objekts (Stripe, iyzico, PayTR, Mollie, Mercado Pago, Moyasar), auf der sicheren Seite des Anbieters; Zahlung per QR-Code und Überweisung; Kontoauszüge werden als camt.053 oder MT940 importiert und den Zahlungen zugeordnet. Objekte in Europa laden für Sammelüberweisungen und den Hausgeld-Einzug eine SEPA-Datei herunter, Objekte in anderen Ländern eine Sammelzahlungsliste in jeder Währung, und laden sie bei ihrer eigenen Bank hoch. Flatmine steht nie im Zahlungsweg, das Geld bleibt auf dem Konto der Gemeinschaft.

• Zahlung per Kreditkarte
• Zahlung per QR-Code
• Zahlung per Überweisung
• Bankkompatibler Datenaustausch (international)
• PDF-Export
• Excel-Export
• E-Mail-Benachrichtigungen
• SMS-Benachrichtigungen

Schulden einzelner Einheiten werden nie offengelegt, Berichte sind aggregiert. Jede Geldbuchung hält fest, wer sie vorgenommen hat, und ein Sicherheitsprotokoll wird geführt; personenbezogene Daten werden nach DSGVO-Grundsätzen verarbeitet.