Wiederkehrende Prüfungen und Pflichtversicherungen

Manches im Gebäude ist keine Frage der Vorliebe, sondern Pflicht: die jährliche Aufzugsprüfung, die Messung von Blitzschutz und Erdung, das Prüfdatum der Feuerlöscher, die Kontrolle der Gasinstallation. Gemeinsam ist ihnen, dass Vergessen nicht Geld, sondern Haftung kostet — nach einem Unfall ist die einzige gültige Antwort auf die Frage „Wo ist der Prüfbericht?“ ein rechtzeitig erstellter Bericht.

Versicherungen gehören ins selbe Regal. Pflichtversicherungen und Policen für Gemeinschaftsflächen leben von ihrem Ablaufdatum; bleibt ein einziger Tag ungedeckt, wird ein Schaden an diesem Tag nicht ersetzt. Policennummer, Versicherer, Beginn und Ende gehören an einen Ort — nicht in den Aktenschrank, sondern in einen Datensatz, der beim Verwalterwechsel übergeben werden kann.

Die richtige Methode ist ein Register, kein Kalender. Für jede Prüfung und jede Police werden Art, Firma, Zeitraum und Ergebnis festgehalten (bestanden, mit Auflagen bestanden, nicht bestanden); eine Prüfung mit Auflagen bleibt offen, bis der Mangel behoben ist. Auch die Vorwarnzeit gehört in den Datensatz, denn eine Aufzugsprüfung und eine Löscherwartung brauchen nicht denselben Vorlauf.

Eine überfällige Prüfung ist keine Erinnerung mehr, sondern eine Aufgabe: Sie braucht eine zuständige Person, ein Datum und ein Häkchen, wenn sie erledigt ist. Flatmine kann an dieser Stelle auf Wunsch selbst eine Aufgabe anlegen; diese trägt die Kennzeichnung „vom System angelegt“ und kann storniert werden. Automatisch ist nur der Eintrag — eine Mahnung zu senden, Geld auszugeben und eine Firma auszuwählen bleibt immer eine menschliche Entscheidung.