Program de administrare pentru asociații de proprietari

Cotizații și conturi, încasări și extrase, registrul de decizii și adunarea generală, bugetul anual și importul extraselor bancare într-un singur panou. Același program pentru asociații de proprietari, blocuri, cooperative și mall-uri.

Incluse de la început

• Cotizații & Conturi

  Creează planuri, încasează parțial, vezi extrase și solduri instant.

• Administrare clădire

  Organizează situri, blocuri și apartamente într-un singur loc.

• Traseul cooperativei

  Membri și părți din etapa de teren, alocare prin tragere la sorți, fără pierderi la transferul actelor.

• 10 limbi + RTL

  Română, engleză, germană, arabă și altele - în limba rezidenților.

• Sigur & Inteligent

  Sigur și rapid cu autentificare Firebase și asistent AI.

• Persoane & Firme

  Rezidenți, proprietari și firme într-o singură fișă; roluri și contacte la un loc.

• Securitate & Acces

  Turele agenților, trecerile pe la poartă și incidentele se țin într-un singur loc; dacă se întâmplă ceva noaptea, din registru se citește cine era de serviciu și cine a intrat și a ieșit. Pentru camere nu plătiți abonament: camera USB conectată la calculator este afișată direct de browser, imaginea unei camere IP sau WiFi este adusă de browser prin rețeaua dumneavoastră locală, iar dacă aveți un înregistrator se păstrează doar linkul de vizionare live. Nicio imagine nu ajunge la Flatmine și nu este păstrată pe server.

• Agendă & Memento-uri

  Adunările, mentenanța, expirarea contractelor și sărbătorile legale stau într-un singur calendar, iar ce urmează apare ca memento pe pagina principală. Dacă îl abonați pe telefon, înregistrările ajung cu tot cu note în agenda dvs. și se văd în Google, Apple și Outlook.

• Venituri & Cheltuieli

  Registru venituri-cheltuieli, urmărire pe categorii și sold net instant.

Module suplimentare

• Parcare & control barieră

  Locatarii autorizați deschid poarta sau bariera din aplicație; fiecare deschidere se consemnează: cine, când și cu ce rezultat.

• Cereri & Defecțiuni

  Locatarul anunță defecțiunea din aplicație, fără să dea telefoane. Administratorul vede sesizarea, notează cui a repartizat-o și când s-a rezolvat, iar locatarul urmărește de pe ecranul lui unde a rămas. Sesizările închise rămân în istoric, așa că o defecțiune care se repetă se observă.

• Adunare generală & Ședințe

  Un singur flux, de la convocare la proces-verbal: proprietarii se înscriu scanând un cod QR, cvorumul se calculează singur, iar procesul-verbal este gata când se încheie ședința. Lipiți linkul Zoom, Meet sau Teams și sala și participanții la distanță devin o singură ședință.

• Registrul de hotărâri

  Fiecare hotărâre adoptată primește un număr și intră în registru, fără a fi ștearsă. Un proprietar nou vede pe o singură pagină ce s-a hotărât aici.

• Decizii & Sondaje (Vot)

  Cvorumul și majoritatea se calculează automat după regula țării: cotă-parte la KMK, dublă majoritate la WEG; în Spania proprietarul cu datorii restante nu poate vota, iar proprietarul absent care nu contestă în 30 de zile este considerat că a aprobat. În Dubai deciziile au caracter consultativ. Clădirea poate adopta regula altei țări.

• Administrare personal

  Turele, concediile și pontajul portarului și al personalului se fac de aici. La sfârșit de lună se vede fără condică scrisă de mână cine câte zile a lucrat și cine a luat avans. Bunurile predate și fișele de post atârnă de aceeași înregistrare.

• Contracte de servicii

  Programul urmărește expirarea contractelor de mentenanță lift, pază, asigurare și curățenie. Anunță înainte să se termine termenul, ca să nu rămâneți cu liftul neverificat sau cu blocul neasigurat. Verificările periodice stau în aceeași listă.

• Vehicule & Flotă

  Dacă ansamblul are o mașină de serviciu, o dubă sau un utilaj, talonul, ITP-ul, asigurarea și datele de mentenanță stau pe un singur card. Termenele apropiate sunt reamintite din timp; dacă se notează kilometrajul și combustibilul, se vede și costul anual al mașinii.

• Mijloace fixe & Custodie

  Tot ce ține de ansamblu, de la mașina de tuns iarba până la scară, este înregistrat. Se scrie cui i s-a predat și când s-a întors, așa că după schimbarea administrației întrebarea "ce aveam" se lămurește din listă. Datele de mentenanță se urmăresc pe același card.

• Rezervare spații comune

  Locatarii rezervă din aplicație piscina, sala de sport sau sala de ședințe. Doi oameni nu pot lua același interval, iar aprobarea rămâne la administrație. Calendarul de ocupare este deschis tuturor, dar cine a rezervat nu li se arată vecinilor.

• Chirii & Administrare mall

  Chiria spațiilor comerciale se urmărește de aici. Pe lângă chiria fixă se calculează și chiria pe cifra de afaceri, iar la plata întârziată curge penalitatea din contract. Sfârșitul contractului și data de indexare sunt anunțate din timp.

• Registru vizitatori

  Vizitatorul, curierul sau meseriașul care intră pe poartă este înregistrat, iar administrația vede cine este în clădire în acel moment. Înregistrările se țin conform regulilor de protecție a datelor, iar datele vizitatorului nu se deschid vecinilor. Ora plecării se scrie pe același rând.

• Colete & Livrări

  Coletul primit la poartă se trece în registru și locatarul primește notificare. Întrebarea "mi-a venit coletul" se lămurește fără să-l întrebi pe portar; după predare înregistrarea se închide și rămâne scris cine l-a ridicat.

• Contoare & Consum (EED)

  Contoarele apartamentelor se citesc, iar cheltuielile de încălzire și apă se împart după consum. Locatarul își vede consumul propriu și media clădirii pe ecranul lui; cifra vecinului nu se arată. Aceleași citiri se folosesc și la situația anuală, nu se introduc a doua oară.

• Anunțuri & Oferte

  Anunțurile asociației pe un panou; ofertele de vânzare/închiriere doar pe panoul intern al locatarilor, nu se publică în exterior. Trimiteți anunțul către un bloc, etaj, apartament, rol sau persoane alese una câte una; opțional ajunge și ca notificare pe telefon.

• Rapoarte & Analize

  Există rapoarte gata făcute pentru restanțe, încasări, cheltuieli, personal și contoare. Filtrați coloanele, alegeți perioada dorită și descărcați în PDF sau Excel. Rezultatul poate fi dat ca atare contabilului sau cenzorului.

• Bancă & Reconciliere

  Fiecare mișcare de bani este legată de un cont bancar: încasări, plăți, avansuri, transferuri. Extrasul contului se obține din registru și, cu sold inițial și sold curent, se compară cu extrasul băncii. Extrasele camt.053, MT940 și CSV se asociază după IBAN și referința de plată; o încasare introdusă deja manual nu se înregistrează de două ori.

• Conturi de furnizori & datorii

  Factura se înregistrează ca datorie și intră în registru pe măsură ce este plătită. Plăți parțiale și în rate, avans la furnizor, facturi de stornare și compensare; fișa furnizorului și vechimea datoriilor după scadență (nescadente, 1-30, 31-60, 61-90, 90+ zile). Același număr de factură al unui furnizor nu poate fi introdus de două ori.

• Export contabil (învață dintr-un exemplu)

  Dacă contabilul v-a trimis un fișier exemplu, este suficient să îl lipiți: separatorul, denumirile coloanelor, tipurile de câmp și lățimile fixe sunt deduse, iar șablonul este gata. Adăugați sau eliminați coloane; schimbați numele, tipul și lungimea. Când standardul se schimbă, actualizați șablonul, nu codul. Dacă se cere un document standard, se construiește și scheletul XML: antet, listă de conturi și înregistrări.

• Licitații & Oferte

  Răspunsurile la cele trei întrebări ale locatarilor rămân la dosar: câte oferte, a fost cea mai ieftină și, dacă nu, de ce? Implicit cel puțin trei oferte; sub acest prag excepția cere o hotărâre a adunării. Firmele care nu au răspuns sunt și ele consemnate. La lucrări urgente nu se așteaptă oferte, dar se cere ratificare ulterioară.

• Fond de reparații

  Acoperiș, lift, fațadă - puneți bani deoparte din timp, ca în ziua reparației nimeni să nu fie luat prin surprindere cu o sumă mare. Bifați o poziție în șablonul de cote: la fiecare încasare acea parte intră singură în fond, iar o cheltuială plătită din fond se scade cu un clic. Tabelul sold inițial, intrat, folosit și sold final iese gata pentru Erhaltungsrücklage din Germania (WEG §19), fondo de reserva din Spania (LPH 9.1.f) și KMK art. 20/b din Turcia.

• Buget anual & Plan de exploatare

  Venituri și cheltuieli estimate anual, cota pe apartament și aprobarea adunării - planul de exploatare din legea turcă art. 37, Wirtschaftsplan conform WEG §28, presupuesto anual în Spania. Sumele realizate se deduc din registru; se listează și cheltuielile nebugetate.

• Verificări periodice & Asigurări

  Verificarea anuală a liftului, stingătoare, generator, rezervor de apă, paratrăsnet și polițele clădirii în același registru. Se păstrează și rezultatul: admis, admis cu condiții, respins. Cele apropiate de scadență sunt amintite, cele expirate devin roșii.

• Sarcini & Bara de atenție

  Lucrările inițiate de administrație primesc o persoană și o dată și apar în agendă. Bara de atenție arată sarcinile depășite, verificările întârziate, cheltuielile urgente neratificate și liniile de buget depășite. Detectat de cod, nu ghicit.

• Backup & Arhivă documente

  Toate datele clădirii ies într-o singură copie de rezervă descărcabilă, iar un modul nou intră singur în această copie. La schimbarea administrației dosarele se predau complet și nimeni nu mai caută unde sunt înregistrările.

• Bibliotecă de documente

  Modele de convocări, procese-verbale și notificări de plată în 10 limbi; descarcă PDF-ul și folosește-l cu datele tale.

• Site web propriu pentru clădire

  O singură pagină publică: contact, locație, program și anunțuri. Completeaz-o cu asistentul și publică-o la o adresă gratuită sau pe domeniul propriu al clădirii. Datele locatarilor nu se publică niciodată.

• Comunicare cu locatarii & protecție

  SMS, WhatsApp și e-mailul propriu al clădirii, de la administrație către locatari. Consimțământul primează; fiecare trimitere este semnată și consemnată.

• Notificări cu dovadă de primire

  Fiecare notificare consemnează cine a primit-o și când; dovadă, nu declarație. PEC în Italia, KEP în Turcia: notificările privind chiria și datoriile se trimit cu atașament PDF din căsuța proprie de e-mail certificat a clădirii.

• Consilii & comitete

  Adunarea proprietarilor, cenzori și comitete: membri, ședințe și hotărâri numerotate într-un singur registru.

• Regulament & abateri

  Regulile clădirii și evidența abaterilor: constatare, notificare și rezultat într-un proces corect și transparent.

Și mai mult: Avansuri, pontaj, concedii și ture, registru de custodie, conturi de furnizori și vechimea datoriilor, facturi de stornare și compensare, transferuri între conturi, sold inițial și sold curent al băncii, fișe de post, zone de responsabilitate, roluri și permisiuni, gestionarea cererilor, bibliotecă de șabloane, generare perioade, procesare penalități, stornări, repartizare pe persoane, administrare multi-ansamblu, introducere unificată a facturilor, evidența depozitului și a stocurilor, planificarea transportului personalului, administrarea clădirilor.

Registrul de decizii, termenele de convocare și bugetul anual urmează legea fiecărei țări, în România Legea 196/2018. Există profiluri de țară pentru Germania, Turcia, Spania, Italia, Franța, Portugalia, România, Brazilia, Albania, Arabia Saudită, Dubai și Anglia; clădirea poate alege și regula de vot a altei țări.

Plată cu cardul prin contul propriu al clădirii la furnizor (Stripe, iyzico, PayTR, Mollie, Mercado Pago, Moyasar), pe pagina securizată a furnizorului; plată cu cod QR și transfer bancar; extrasele bancare se importă în format camt și MT940 și se potrivesc cu încasările. Clădirile din Europa descarcă un fișier SEPA pentru plăți în lot și încasarea automată a cotizației, iar cele din alte țări o listă de plăți în lot în orice monedă, și îl încarcă la propria bancă. Flatmine nu intră niciodată în fluxul de plată, banii rămân în contul asociației.

• Plată cu cardul
• Plată prin cod QR
• Plată prin transfer bancar
• Transfer de date compatibil bancar internațional
• Export PDF
• Export Excel
• Notificări e-mail
• Notificări SMS

Datoria unui apartament nu este expusă niciodată, rapoartele sunt agregate. Fiecare înregistrare de bani reține cine a făcut-o și se ține un jurnal de securitate; datele personale sunt prelucrate conform GDPR.