Logiciel pour syndic de copropriété et centres commerciaux

Charges et comptes, encaissements et relevés, registre des décisions et assemblée générale, budget prévisionnel et import des relevés bancaires dans un seul outil. Le même logiciel pour les copropriétés, immeubles, coopératives et centres commerciaux.

Inclus dès le départ

• Charges & Comptes

  Créez des plans, encaissez partiellement, consultez relevés et soldes instantanément.

• Gestion immobilière

  Organisez copropriétés, bâtiments et lots au même endroit.

• Parcours coopérative

  Associés et parts dès la phase terrain, attribution par tirage, aucun enregistrement perdu au transfert.

• 10 langues + RTL

  Français, anglais, allemand, arabe et plus - dans la langue de vos résidents.

• Sécurisé & Intelligent

  Sûr et rapide avec authentification Firebase et assistant IA.

• Personnes & Sociétés

  Résidents, propriétaires et sociétés dans une fiche; rôles et contacts réunis.

• Sécurité & Accès

  Les vacations des agents, les passages à l'entrée et les incidents sont tenus au même endroit ; s'il se passe quelque chose la nuit, le registre dit qui était de garde et qui est entré et sorti. Vous ne payez aucun abonnement pour les caméras : une caméra USB branchée sur l'ordinateur est affichée par le navigateur lui-même, l'image d'une caméra IP ou WiFi est récupérée par le navigateur sur votre propre réseau local et, si vous avez un enregistreur, seul le lien de visionnage en direct est conservé. Aucune image n'arrive chez Flatmine ni n'est conservée sur le serveur.

• Agenda & Rappels

  Assemblées, entretiens, fins de contrat et jours fériés tiennent dans un seul calendrier, et ce qui approche est rappelé sur la page d'accueil. En vous y abonnant sur votre téléphone, les entrées arrivent avec leurs notes dans votre agenda et apparaissent aussi dans Google, Apple et Outlook.

• Recettes & Dépenses

  Registre recettes-dépenses, suivi par catégorie et solde net instantané.

Modules complémentaires

• Parking & contrôle de barrière

  Les résidents autorisés ouvrent le portail ou la barrière depuis l’application ; chaque ouverture est consignée : qui, quand, résultat.

• Demandes & Pannes

  L'occupant signale la panne depuis l'application, sans avoir à téléphoner. Le gestionnaire voit la demande, note à qui il l'a confiée et quand elle a été close, et l'occupant suit depuis son écran où elle en est. Les demandes closes restent dans l'historique, de sorte qu'une panne qui revient se remarque.

• Assemblée générale & Réunions

  Un seul flux, de la convocation au procès-verbal : les copropriétaires s’enregistrent en scannant un QR code, le quorum se calcule tout seul et le procès-verbal est prêt dès la fin de la séance. Collez votre lien Zoom, Meet ou Teams : la salle et les participants à distance ne forment qu’une seule réunion.

• Registre des décisions

  Chaque décision adoptée est numérotée et inscrite au registre, sans jamais être supprimée. Un nouveau copropriétaire voit sur une seule page ce qui a été décidé ici.

• Décisions & Sondages (Vote)

  Quorum et majorité calculés automatiquement selon la règle du pays : tantièmes avec la KMK, double majorité avec la WEG ; en Espagne, le copropriétaire ayant des dettes échues envers la communauté ne peut pas voter, et le vote du copropriétaire absent qui ne manifeste pas son désaccord sous 30 jours est réputé favorable. À Dubaï, les décisions ont une valeur consultative. L’immeuble peut adopter la règle d’un autre pays.

• Gestion du personnel

  Les plannings, les congés et le pointage du gardien et du personnel passent par ici. En fin de mois, on voit sans cahier manuscrit qui a travaillé combien de jours et qui a pris une avance. Le matériel remis et les fiches de poste sont rattachés au même enregistrement.

• Contrats de service

  Le programme suit la fin des contrats d'entretien d'ascenseur, de sécurité, d'assurance et de nettoyage. Il prévient avant l'échéance, pour ne pas rester avec un ascenseur non vérifié ou un immeuble sans assurance. Les contrôles périodiques figurent dans la même liste.

• Véhicules & Flotte

  Si la copropriété dispose d'une navette, d'un utilitaire ou d'un engin, la carte grise, le contrôle technique, l'assurance et les dates d'entretien tiennent sur une seule fiche. Les échéances proches sont rappelées à l'avance ; si le kilométrage et le carburant sont notés, le coût annuel du véhicule apparaît aussi.

• Actifs & Attribution

  Tout ce qui appartient à la copropriété, de la tondeuse à l'échelle, est enregistré. On note à quel agent le matériel a été remis et quand il est revenu, si bien qu'après un changement de gestionnaire la question "qu'avions-nous" se règle par la liste. Les dates d'entretien suivent sur la même fiche.

• Réservation d’espaces

  Les occupants réservent la piscine, la salle de sport ou la salle de réunion depuis l'application. Deux personnes ne peuvent pas prendre le même créneau et la validation reste au gestionnaire. Le calendrier d'occupation est ouvert à tous, mais qui a réservé n'est pas montré aux voisins.

• Loyers & Centres commerciaux

  Le loyer des locaux commerciaux se suit ici. À côté du loyer fixe, le loyer assis sur le chiffre d'affaires est calculé lui aussi, et un paiement en retard fait courir la pénalité prévue au bail. La fin du bail et la date de révision sont rappelées à l'avance.

• Registre des visiteurs

  Entrées consignées dans le respect de la vie privée ; qui est à l'entrée.

• Colis & Livraisons

  Les colis reçus à l'accueil sont enregistrés ; le résident est notifié.

• Compteurs & Consommation (EED)

  Répartition par compteurs ; relevés conformes à l'EED (UE).

• Annonces & Petites annonces

  Annonces sur un seul tableau ; ventes/locations sur le tableau interne des résidents, jamais publiées vers l’extérieur. Adressez l’annonce à un bâtiment, un étage, un logement, un rôle ou des personnes choisies une à une ; au besoin, elle arrive aussi en notification sur le téléphone.

• Rapports & Analyses

  30+ rapports prêts ; filtres par colonne, export PDF et Excel.

• Banque & Rapprochement

  Chaque mouvement d'argent est rattaché à un compte bancaire : encaissements, paiements, avances, virements internes. Le relevé du compte découle du journal et, avec solde d'ouverture et solde progressif, se rapproche du relevé de la banque. Les relevés camt.053, MT940 et CSV sont rapprochés par IBAN et référence de paiement ; un encaissement déjà saisi à la main n'est pas enregistré deux fois.

• Comptes Fournisseurs & Dettes

  La facture est enregistrée comme dette et arrive au journal au fil des paiements. Paiements partiels et échelonnés, acomptes aux fournisseurs, factures d'avoir et imputation ; relevé fournisseur et balance âgée par échéance (non échu, 1-30, 31-60, 61-90, 90+ jours). Le même numéro de facture d'un fournisseur ne peut pas être saisi deux fois.

• Export comptable (apprend d'un exemple)

  Si votre comptable vous a envoyé un fichier exemple, il suffit de le coller : le séparateur, les en-têtes de colonnes, les types de champs et les largeurs fixes sont déduits et le modèle est prêt. Ajoutez ou retirez des colonnes ; changez le nom, le type et la longueur. Si la norme change, vous mettez à jour le modèle, pas le code. Si un document normalisé est exigé, il construit aussi le squelette XML : en-tête, liste de comptes et écritures.

• Appels d'offres & Devis

  Les réponses aux trois questions du résident restent au dossier : combien de devis, était-ce le moins cher et, sinon, pourquoi ? Par défaut au moins trois devis ; en dessous, l'exception exige une décision de l'assemblée. Les entreprises qui n'ont pas répondu sont aussi consignées. En urgence, on n'attend pas les devis, mais la ratification est exigée ensuite.

• Fonds travaux

  Toiture, ascenseur, façade - mettez de l'argent de côté à l'avance pour que le jour des travaux personne ne reçoive d'un coup un gros appel de fonds. Vous cochez une ligne du modèle de charges : à chaque encaissement cette part rejoint le fonds toute seule, et une dépense payée par le fonds est déduite en un clic. Le tableau solde initial, versements, prélèvements et solde final sort prêt pour le fonds travaux de la loi ALUR, l'Erhaltungsrücklage allemande (WEG §19) et le fondo de reserva espagnol (LPH 9.1.f).

• Budget annuel & Plan de gestion

  Recettes et dépenses annuelles estimées, quote-part par lot et approbation de l'assemblée - le plan de gestion de l'article 37 de la loi turque, le Wirtschaftsplan du §28 WEG allemand, le presupuesto annuel en Espagne. Les réalisations sont déduites du registre ; les postes dépensés hors budget sont également listés.

• Contrôles périodiques & Assurances

  Contrôle annuel de l'ascenseur, extincteurs, groupe électrogène, réservoir d'eau, paratonnerre et polices de l'immeuble dans un même registre. Le résultat est conservé : conforme, conforme sous réserve, non conforme. Les échéances proches sont rappelées ; les dépassées passent au rouge.

• Tâches & Bandeau d'attention

  Le travail lancé par le syndic est attribué à une personne avec une date et apparaît dans l'agenda. Le bandeau d'attention montre les tâches en retard, les contrôles dépassés, les dépenses urgentes non ratifiées et les postes au-dessus du budget. Détecté par le code, pas deviné.

• Sauvegarde & Archives

  Sauvegardes automatiques ; les nouveaux modules y entrent seuls.

• Bibliothèque de documents

  Modèles de convocations, procès-verbaux et rappels de paiement en 10 langues ; téléchargez le PDF et utilisez-le avec vos données.

• Site web de la copropriété

  Une seule page publique : contact, localisation, horaires et annonces. Remplissez-la avec l’assistant et publiez-la à une adresse gratuite ou sur le domaine de la copropriété. Les données des résidents ne sont jamais publiées.

• Communication résidents & protection

  SMS, WhatsApp et l’e-mail propre de la résidence, du gestionnaire vers les résidents. Le consentement d’abord ; chaque envoi est signé et journalisé.

• Notifications avec preuve de remise

  Chaque notification enregistre le destinataire et la date de réception ; une preuve, pas une supposition. PEC en Italie, KEP en Turquie : les avis de loyer et de dette partent avec une pièce jointe PDF depuis la boîte de messagerie certifiée propre à l’immeuble.

• Conseils & comités

  Assemblée des copropriétaires, conseil syndical et comités : membres, réunions et décisions numérotées dans un registre unique.

• Règlement & infractions

  Règlement de la copropriété et suivi des infractions : constat, avis et issue dans une procédure équitable et transparente.

Et bien plus: Avances, pointage, congés et plannings, registre d’attribution, comptes fournisseurs et balance âgée, factures d’avoir et imputation, virements entre comptes, solde d’ouverture et solde progressif de la banque, fiches de poste, domaines de responsabilité, rôles et permissions, gestion des candidatures, bibliothèque de modèles de charges, génération de périodes, calcul des pénalités, écritures d’extourne, répartition par personne, gestion multi-copropriété, saisie unifiée des factures, suivi du stock et de l’entrepôt, planification des navettes du personnel, gestion d’immeubles.

Registre des décisions, délais de convocation (décret de 1967, art. 9) et budget prévisionnel suivent la loi de chaque pays, en France la loi du 10 juillet 1965. Des profils pays existent pour l’Allemagne, la Turquie, l’Espagne, l’Italie, la France, le Portugal, la Roumanie, le Brésil, l’Albanie, l’Arabie saoudite, Dubaï et l’Angleterre ; l’immeuble peut aussi choisir la règle de vote d’un autre pays.

Paiement par carte via le compte de l’immeuble chez son propre prestataire (Stripe, iyzico, PayTR, Mollie, Mercado Pago, Moyasar), sur la page sécurisée du prestataire ; paiement par QR code et virement ; les relevés bancaires sont importés aux formats camt et MT940 et rapprochés des encaissements. Les immeubles en Europe téléchargent un fichier SEPA pour les virements groupés et le prélèvement automatique des charges, ceux des autres pays une liste de virements groupés dans toute devise, et le déposent à leur propre banque. Flatmine n’entre jamais dans le flux de paiement, l’argent reste sur le compte du syndicat.

• Paiement par carte
• Paiement par QR
• Paiement par virement
• Transfert de données compatible banques internationales
• Export PDF
• Export Excel
• Notifications e-mail
• Notifications SMS

La dette d’un lot n’est jamais exposée, les rapports sont agrégés. Chaque écriture d’argent garde qui l’a saisie et un journal de sécurité est tenu ; les données personnelles sont traitées selon le RGPD.