Encaissements et suivi des relevés

Le relevé (compte courant) est l'enregistrement continu de ce qui a été facturé à un lot ou à une personne et de ce qui a été payé. Un bon recouvrement commence ici : chaque imputation et chaque paiement enregistrés sur le bon compte, dans l'ordre, pour que le solde ne soit pas une supposition. Quand un résident demande "combien je dois ?", la réponse doit venir en quelques secondes, pas en cherchant des reçus.

Enregistrez les paiements au fur et à mesure — espèces, virement ou carte — sur le lot et la période correspondants. Les paiements partiels sont normaux dans la vie en copropriété, donc un système qui les accepte et met à jour le solde automatiquement fait gagner des heures. Flatmine garde chaque paiement, contre-passation et solde à jour au même endroit, et peut imprimer ou exporter un relevé propre pour toute personne ou période.

Les rapports transforment les écritures en décisions. Regroupez par mois, filtrez par bâtiment ou statut et lisez les totaux et le taux de recouvrement d'un coup d'œil. Partagez avec la communauté des chiffres agrégés (encaissé, restant, taux) — mais gardez les soldes individuels privés ; un résident ne devrait voir que son propre relevé.

Deux habitudes maintiennent un recouvrement sain : rapprochez régulièrement (faites correspondre les paiements enregistrés à la banque) et verrouillez une période une fois clôturée pour que les chiffres ne bougent pas. Si un paiement a été saisi par erreur, contre-passez-le par une correction datée au lieu de le supprimer — la piste reste honnête et les litiges rares.