Contrat de Sous-traitance des Données

Le présent contrat régit la relation entre le responsable du traitement et le sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Le responsable est l'immeuble qui utilise Flatmine : un syndicat de copropriétaires, une gestion d'immeuble ou de résidence, une société de gestion ou une coopérative. Le sous-traitant est Kaira Digital Arts S.R.L. (Braşov, Roumanie), qui fournit le service. Ce texte fait partie intégrante des Conditions d'Utilisation et s'applique tant que le service est utilisé.

L'objet du traitement est la fourniture du service de gestion : appels de charges, livre des recettes et des dépenses, encaissement et rapprochement bancaire, conservation des documents, procès-verbaux d'assemblée et décisions, envoi de notifications. La durée du traitement correspond à la durée du compte. Les données ne sont traitées que pour cette finalité, ne servent pas au marketing et ne sont pas vendues à des tiers.

Le sous-traitant ne traite les données personnelles que sur instruction documentée du responsable. L'usage du produit et les réglages choisis par l'immeuble valent instructions. S'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation sur la protection des données, le sous-traitant en informe sans délai.

Catégories de données : identité et coordonnées (nom, e-mail, téléphone), données du lot et du cadastre ou du registre foncier, type de droit d'occupation, enregistrements de charges et d'impayés, paiements et mouvements bancaires, documents, feuilles de présence et de vote, journaux de notifications et journaux techniques de sécurité. Personnes concernées : copropriétaires, locataires, résidents, gestionnaires, contrôleurs et contacts des prestataires. Flatmine n'intervient pas dans le circuit de paiement ; les données de carte ne sont jamais traitées.

Toute personne ayant accès aux données est tenue à la confidentialité, obligation qui subsiste après la fin du service.

Mesures techniques et organisationnelles (art. 32 RGPD) : chiffrement en transit (TLS), autorisations par rôle vérifiées côté serveur, connexion à deux facteurs, protection contre les robots, journal de sécurité conservé 365 jours pour les opérations d'argent et les suppressions, impayés présentés aux résidents uniquement de façon agrégée, sauvegardes régulières et archivage au lieu d'une suppression définitive pour les enregistrements qui portent un historique.

L'hébergement se fait sur Google Cloud au sein de l'Union européenne : la base de données et les fichiers sont en Allemagne (Francfort, europe-west3) et les serveurs applicatifs en Belgique (europe-west1).

Sous-traitants ultérieurs : Google (hébergement, authentification, stockage de fichiers, envoi de notifications) et Brevo (envoi d'e-mails, France). Lorsque les fonctions assistées par intelligence artificielle sont utilisées, à savoir la lecture des justificatifs et des relevés bancaires ainsi que l'assistant dans l'application, le contenu concerné est transmis à Google Gemini ; cet appel n'est pas fixé à une région de l'Union européenne. Une gestion peut enregistrer sa propre clé et utiliser ce service sous son propre contrat. Toute modification de la liste est annoncée à l'avance et le responsable peut s'y opposer.

Le sous-traitant aide le responsable dans une mesure raisonnable à répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Le produit fournit des outils d'export et de suppression des données.

En cas de violation de données personnelles, le sous-traitant informe le responsable sans retard injustifié après en avoir eu connaissance et fournit les éléments nécessaires à ses obligations de notification.

À la fin du service, les données sont restituées ou supprimées au choix du responsable ; les enregistrements soumis à une durée légale de conservation sont conservés pendant cette durée.

Le sous-traitant met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat et facilite les audits dans une mesure raisonnable.

Le présent contrat est régi par le droit roumain. Questions et notifications : info@kairadigitalarts.com