Questions fréquentes sur le logiciel de syndic de copropriété

Oui. Cliquez sur « Voir la démo en direct », choisissez votre langue et explorez instantanément une démo complète en lecture seule - sans inscription, carte ni installation.

Oui. Flatmine détecte et importe automatiquement camt.053 (ISO 20022), MT940, CSV et Excel, et peut même lire des images/PDF de reçus avec l'IA pour rapprocher les paiements des logements.

Flatmine fonctionne dans tout navigateur sur téléphone, tablette et ordinateur (entièrement responsive), pour gérer de partout avec vos identifiants.

Oui. Entièrement gratuit jusqu'à 60 logements : aucun frais d'installation, aucune carte. Pour les résidences plus grandes et la gestion professionnelle, le nombre de logements et de gestionnaires est fixé lors de la demande.

Non. Flatmine est un logiciel mis à disposition du syndic ; il ne facture jamais les résidents. Les charges, dépenses communes et montants similaires sont fixés et encaissés par votre syndic, et les demandes envoyées depuis l'application lui parviennent également.

Remplissez le formulaire de demande ; après approbation, vous recevez une invitation par e-mail. Définir la résidence, les bâtiments et les lots prend quelques minutes - aucune compétence technique requise.

Configurez votre modèle de charges et générez la période. Paiements partiels, relevés, soldes et rapports dans un seul panneau, impression et export inclus.

Les données sont hébergées sur l'infrastructure Google (Firebase) avec des connexions chiffrées. L'inscription se fait sur invitation/approbation ; chacun ne voit que sa communauté selon son rôle. Les résidents ne voient que leur propre solde - les dettes des voisins ne sont jamais révélées individuellement.

Oui. Au-delà des charges et de la comptabilité, vous gérez le personnel (plannings, congés, pointage, avances), les véhicules (carte grise, contrôle technique, assurance, entretien périodique et historique kilométrique), les contrats de service (entretien d’ascenseur, sécurité, assurance, chacun avec rappels d’échéance), les actifs/attributions et les réservations d’espaces communs dans un seul panneau.

Dix langues, dont le français et l'allemand, plus la disposition de droite à gauche (RTL) pour l'arabe. Gestionnaires et résidents utilisent l'interface dans leur langue. Un locataire allemand qui habite un immeuble au Portugal voit son relevé de compte en allemand.

Oui. Construisez des baux à composantes, du loyer fixe au loyer de centre commercial : garantie minimale + % du chiffre d'affaires, tarifs au m²/à la vitrine et contributions aux charges communes (CAM). Les appels de loyer alimentent le compte du locataire ; devises étrangères et baux versionnés sont pris en charge, avec un mode simple pour le résidentiel.

Oui. Définissez des règles de retard distinctes pour charges et loyers (ex. 5 % par mois) ; les pénalités sont imputées en lignes séparées en un clic et peuvent être contre-passées. L'échelle rappel → avertissement → mise en demeure est consignée avec sortie PDF.

Oui. Les avances sont tenues dans un registre à contre-passation ; le solde se met à jour au fil des dépenses et remboursements, et les avances proches de l'échéance sont signalées par badges et notifications.

Oui. Les entrées/sorties des visiteurs sont consignées dans le respect de la vie privée ; les colis reçus à l'accueil sont enregistrés et le résident est notifié.

Oui. Piscine, salle de sport et salles de réunion disposent d'un flux de réservation avec approbation ; le calendrier occupé/libre est ouvert aux résidents et l'identité du réservataire reste masquée aux voisins.

Oui. Vous saisissez les recettes et dépenses annuelles estimées, voyez la quote-part mensuelle par lot et faites approuver le budget par une décision de l'assemblée - le plan de gestion de l'article 37 de la loi turque, le Wirtschaftsplan du §28 WEG allemand, le presupuesto annuel en Espagne. Un budget approuvé n'est plus modifiable. Les montants réalisés sont déduits du registre des recettes et dépenses ; les postes dépassés et les dépenses jamais budgétées sont listés à part.

Oui. Le module d'appels d'offres conserve les réponses aux trois questions du résident : combien de devis, était-ce le moins cher et, sinon, pourquoi. Au moins trois devis par défaut ; en dessous, il faut ouvrir une exception par décision de l'assemblée. Les entreprises qui n'ont pas répondu sont aussi consignées, afin que "nous avons consulté trois entreprises, deux n'ont jamais répondu" soit démontrable. En urgence, on n'attend pas les devis, mais la dépense est ensuite soumise à ratification.

Les données sont hébergées sur Google Cloud, dans des régions européennes. Chaque requête est autorisée côté serveur selon le rôle et l’immeuble ; le résident ne voit que son propre lot et les impayés n’apparaissent à la communauté que sous forme de total agrégé ; aucun voisin n’est exposé nommément. La minimisation des données conforme au RGPD s’applique partout.

Non. Le paiement par carte s’effectue sur la page sécurisée du prestataire de paiement de la copropriété ; les données de carte n’entrent jamais dans Flatmine et l’argent ne transite pas par Flatmine. La confirmation arrive au registre sous forme de notification à signature vérifiée.

Personne seul. Chaque canal payant naît fermé et ne s’ouvre que par une décision numérotée et signée de l’assemblée, consignée durablement avec sa date et son signataire.

À partir des écritures saisies dans l'année, le programme établit le compte annuel et les quotes-parts par lot ; les charges qui arrivent en un seul total (chauffage, eau) sont réparties entre les lots d'après la liste du répartiteur ou les relevés de compteurs. Les décisions sont inscrites dans un registre numéroté et ineffaçable, dont le copropriétaire peut demander un extrait. Le fonds de travaux n'est pas une caisse séparée : il découle du registre lui-même et tout prélèvement exige une décision de l'assemblée. Le registre et les comptes de tiers se téléchargent sous forme de fichier DATEV, lu par le logiciel de votre comptable. Pour un contrôle, vous obtenez la documentation de la procédure en PDF : comment les écritures sont créées et pourquoi elles ne peuvent pas être modifiées ensuite. Le fichier produit peut être vérifié avec le programme de contrôle gratuit de DATEV. Vous pouvez encaisser les charges en préparant un fichier de prélèvement SEPA fondé sur les mandats signés par les copropriétaires, et régler les factures des fournisseurs avec un seul fichier de virements SEPA.

Non. Lors de la configuration, vous choisissez le forfait le plus proche de votre immeuble et le menu se construit en conséquence : un petit immeuble ne voit jamais les appels d'offres, la flotte de navettes ou l'export comptable. Le tableau ci-dessous montre ce que chaque forfait active.

Les lignes du haut sont réellement actives, quel que soit le forfait choisi. Pour un écran plus clair et plus simple, vous rendez chaque module visible ou vous le masquez. Masquer n'est pas supprimer : les données restent en place.