Acord de prelucrare a datelor

Acest acord reglementează relația dintre operator și persoana împuternicită conform art. 28 din Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Operatorul este imobilul care folosește Flatmine: o asociație de proprietari, o administrație de bloc sau de ansamblu, o societate de administrare ori o cooperativă. Persoana împuternicită este Kaira Digital Arts S.R.L. (Brașov, România), care furnizează serviciul. Textul face parte din Termenii de utilizare și se aplică atât timp cât serviciul este folosit.

Obiectul prelucrării este furnizarea serviciului de administrare: calculul cotelor de întreținere, registrul de venituri și cheltuieli, încasarea și reconcilierea bancară, păstrarea documentelor, evidențele adunărilor și hotărârilor, trimiterea notificărilor. Durata prelucrării este durata de viață a contului. Datele sunt prelucrate numai în acest scop, nu sunt folosite în marketing și nu sunt vândute terților.

Persoana împuternicită prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale operatorului. Folosirea produsului și setările alese de imobil constituie aceste instrucțiuni. Dacă o instrucțiune pare contrară legislației privind protecția datelor, persoana împuternicită anunță fără întârziere.

Categorii de date: date de identificare și contact (nume, e-mail, telefon), date despre unitate și despre cartea funciară sau cadastru, tipul dreptului de folosință, evidențe de cote și restanțe, plăți și mișcări bancare, documente, liste de prezență și de vot, jurnale de notificări și jurnale tehnice de securitate. Persoane vizate: proprietari, chiriași, locatari, administratori, cenzori și persoane de contact ale furnizorilor. Flatmine nu face parte din fluxul de plată; datele cardului nu sunt prelucrate niciodată.

Toate persoanele cu acces la date au obligația de confidențialitate, iar această obligație continuă după încetarea serviciului.

Măsuri tehnice și organizatorice (art. 32 GDPR): criptare în tranzit (TLS), autorizare pe roluri verificată pe server, autentificare în doi pași, protecție împotriva roboților, jurnal de securitate păstrat 365 de zile pentru operațiunile cu bani și pentru ștergeri, afișarea restanțelor către locatari doar agregat, copii de siguranță periodice și arhivare în locul ștergerii definitive pentru înregistrările cu istoric.

Găzduirea este pe Google Cloud, în Uniunea Europeană: baza de date și fișierele se află în Germania (Frankfurt, europe-west3), iar serverele aplicației în Belgia (europe-west1).

Subîmputerniciți: Google (găzduire, autentificare, stocare de fișiere, livrarea notificărilor) și Brevo (trimiterea e-mailurilor, Franța). Când sunt folosite funcțiile cu inteligență artificială, adică citirea chitanțelor și a extraselor bancare și asistentul din aplicație, conținutul respectiv este trimis către Google Gemini; acest apel nu este fixat pe o regiune din Uniunea Europeană. O administrație poate defini propria cheie și poate folosi serviciul în baza contractului propriu. Orice modificare a listei este anunțată în prealabil, iar operatorul poate obiecta.

Persoana împuternicită sprijină operatorul, în limite rezonabile, la soluționarea cererilor de acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție și portabilitate. Produsul oferă instrumente de export și de ștergere a datelor.

În caz de încălcare a securității datelor, persoana împuternicită informează operatorul fără întârziere după ce ia cunoștință și pune la dispoziție informațiile necesare pentru obligațiile de notificare.

La încetarea serviciului, datele sunt returnate sau șterse, la alegerea operatorului; înregistrările supuse unui termen legal de păstrare rămân pe durata acestuia.

Persoana împuternicită pune la dispoziție informațiile necesare pentru a dovedi respectarea acestui acord și sprijină verificările în limite rezonabile.

Acestui acord i se aplică legea română. Întrebări și notificări: info@kairadigitalarts.com