Auftragsverarbeitungsvertrag

Dieser Vertrag regelt das Verhältnis zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Verantwortlicher ist das Objekt, das Flatmine nutzt: eine Eigentümergemeinschaft, eine Haus- oder Objektverwaltung, eine Verwaltungsgesellschaft oder eine Genossenschaft. Auftragsverarbeiter ist Kaira Digital Arts S.R.L. (Braşov, Rumänien), die den Dienst erbringt. Dieser Text ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen und gilt, solange der Dienst genutzt wird.

Gegenstand der Verarbeitung ist die Erbringung der Verwaltungsleistung: Hausgeld- und Kostenabrechnung, Einnahmen-Ausgaben-Buch, Inkasso und Bankabgleich, Dokumentenablage, Versammlungs- und Beschlussunterlagen sowie Benachrichtigungen. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Kontos. Die Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet, nicht für Werbung genutzt und nicht an Dritte verkauft.

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Nutzung des Produkts und dessen Einstellungen durch das Objekt gelten als solche Weisung. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für datenschutzwidrig, teilt er dies unverzüglich mit.

Kategorien der Daten: Identitäts- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon), Einheiten- und Grundbuch- bzw. Katasterangaben, Art des Nutzungsrechts, Hausgeld- und Forderungsdaten, Zahlungen und Bankbewegungen, Dokumente, Anwesenheits- und Abstimmungslisten, Benachrichtigungsprotokolle und technische Sicherheitsprotokolle. Betroffene Personen: Eigentümer, Mieter, Bewohner, Verwalter, Prüfer und Ansprechpartner von Dienstleistern. Flatmine ist nicht Teil des Zahlungswegs; Kartendaten werden zu keinem Zeitpunkt verarbeitet.

Alle Personen mit Zugang zu den Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet; diese Pflicht besteht nach Ende des Dienstes fort.

Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), serverseitig geprüfte rollenbasierte Berechtigungen, Zwei-Faktor-Anmeldung, Bot-Schutz, ein Sicherheitsprotokoll mit 365 Tagen Aufbewahrung für Geld- und Löschvorgänge, Anzeige von Rückständen gegenüber Bewohnern ausschließlich in aggregierter Form, regelmäßige Sicherungen und Archivierung statt endgültiger Löschung bei Datensätzen mit Historie.

Das Hosting erfolgt auf Google Cloud innerhalb der Europäischen Union: Datenbank und Dateien liegen in Deutschland (Frankfurt, europe-west3), die Anwendungsserver in Belgien (europe-west1).

Unterauftragsverarbeiter: Google (Hosting, Authentifizierung, Dateispeicher, Versand von Benachrichtigungen) und Brevo (E-Mail-Versand, Frankreich). Bei Nutzung der KI-gestützten Funktionen, also dem Auslesen von Belegen und Kontoauszügen sowie dem Assistenten in der Anwendung, werden die betreffenden Inhalte an Google Gemini übermittelt; dieser Aufruf ist nicht auf eine Region der Europäischen Union festgelegt. Eine Verwaltung kann einen eigenen Schlüssel hinterlegen und diesen Dienst unter eigenem Vertrag nutzen. Änderungen der Liste werden vorab angekündigt; der Verantwortliche kann widersprechen.

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen in angemessenem Umfang bei Anfragen betroffener Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Das Produkt stellt Werkzeuge zum Export und zur Löschung der Daten bereit.

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informiert der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich nach Kenntnisnahme und stellt die Angaben bereit, die dieser für seine Meldepflichten benötigt.

Nach Ende des Dienstes werden die Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht; Datensätze mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht bleiben für die Dauer dieser Pflicht erhalten.

Der Auftragsverarbeiter stellt die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind, und unterstützt Überprüfungen in angemessenem Umfang.

Für diesen Vertrag gilt rumänisches Recht. Fragen und Mitteilungen: info@kairadigitalarts.com