Häufig gestellte Fragen zur Hausverwaltungssoftware

Ja. Klicken Sie auf "Live-Demo ansehen" und wählen Sie Ihre Sprache; Sie erkunden sofort eine gefüllte Demo-Anlage im Lesemodus. Keine Registrierung, keine Kreditkarte, keine Einrichtung.

Ja. Flatmine erkennt und importiert camt.053 (ISO 20022), MT940, CSV und Excel automatisch; Belegbilder und PDFs liest die KI und ordnet Zahlungen den Einheiten zu.

Flatmine läuft in jedem Browser auf Handy, Tablet und Desktop (voll responsiv); Sie verwalten mit Ihren Zugangsdaten von überall.

Ja. Bis 60 Einheiten vollständig kostenlos: keine Einrichtungsgebühr, keine Kreditkarte. Für größere Anlagen und professionelle Verwaltung werden Einheiten- und Verwalterzahl mit der Bewerbung festgelegt.

Nein. Flatmine ist eine Software für die Verwaltung; von Bewohnern wird nichts verlangt. Hausgeld und Umlagen legt Ihre Verwaltung fest und zieht sie ein; auch Ihre Anliegen in der App gehen an die Verwaltung.

Sie füllen das Bewerbungsformular aus; nach der Freigabe erhalten Sie eine Einladung per E-Mail. Anlage, Gebäude und Einheiten sind in Minuten angelegt, ganz ohne technisches Wissen.

Sie richten Ihre Hausgeld-Vorlage ein und erzeugen die Sollstellung der Periode. Teilzahlungen, Abrechnungen, Salden und Berichte an einem Ort; Druck und Export sind eingebaut.

Die Daten liegen auf Google-Infrastruktur (Firebase) und werden verschlüsselt übertragen. Die Registrierung ist einladungs- und freigabepflichtig; jeder sieht rollenbasiert nur die Daten der eigenen Anlage. Bewohner sehen nur den eigenen Saldo; Schulden der Nachbarn werden nie offengelegt.

Ja. Neben Hausgeld und Buchhaltung verwalten Sie Personal (Schichten, Urlaub, Zeiterfassung, Vorschüsse), Fahrzeuge (Zulassung, HU, Versicherung, Wartung und km-Historie), Dienstleistungsverträge (Aufzug, Sicherheit, Versicherung, jeweils mit Fristerinnerung), Inventar und Übergaben sowie die Buchung von Gemeinschaftsräumen an einem Ort.

Zehn Sprachen, darunter Deutsch, plus Rechts-nach-links-Layout (RTL) für Arabisch. Verwalter und Bewohner nutzen die Oberfläche in ihrer Sprache. Ein deutscher Mieter in einem Gebäude in Portugal sieht seinen Kontoauszug auf Deutsch.

Ja. Von der Festmiete bis zur Center-Miete bauen Sie Verträge aus Komponenten: Mindestgarantie + % vom Umsatz, Tarife je m²/Ladenfront und CAM-Nebenkostenbeiträge. Sollstellungen laufen auf das Mieterkonto; Fremdwährungen und versionierte Verträge werden unterstützt. Für Wohnmiete gibt es einen einfachen Modus.

Ja. Für Hausgeld und Miete definieren Sie getrennte Verzugsregeln (z. B. 5 % monatlich); der Betrag wird mit einem Klick als eigene Position gestellt und ist per Storno rückholbar. Die Stufen Erinnerung, Mahnung und förmliche Mahnung werden mit PDF-Ausgabe dokumentiert.

Ja. Vorschüsse werden in einem stornobasierten Buch geführt; der Saldo sinkt mit Ausgaben und Rückzahlungen, und fällige Vorschüsse werden per Badge und Benachrichtigung angezeigt.

Ja. Besucher werden datenschutzkonform ein- und ausgetragen; an der Pforte angenommene Pakete werden erfasst, und die Bewohner werden benachrichtigt.

Ja. Für Pool, Fitness- und Besprechungsräume gibt es genehmigungsbasierte Buchungen; der Belegt/Frei-Kalender ist für Bewohner offen, die Identität des Buchenden bleibt den Nachbarn verborgen.

Ja. Sie erfassen die geschätzten Jahreseinnahmen und -ausgaben, sehen den monatlichen Anteil je Einheit und lassen den Plan per Beschluss genehmigen: Wirtschaftsplan nach § 28 WEG, işletme projesi nach türkischem Recht (Art. 37), presupuesto in Spanien. Ein genehmigter Plan ist nicht mehr änderbar. Die Ist-Zahlen stammen aus dem Einnahmen-Ausgaben-Journal; überschrittene Posten und ungeplante Ausgaben werden gesondert aufgeführt.

Ja. Das Ausschreibungsmodul hält die Antworten auf die drei Fragen der Bewohner fest: wie viele Angebote, war es das günstigste, und wenn nein, warum. Standardmäßig mindestens drei Angebote; darunter ist ein Beschluss für die Ausnahme nötig. Auch Firmen ohne Antwort werden erfasst, damit "wir haben drei Firmen angefragt, zwei haben nie geantwortet" belegbar ist. Bei Notfällen entfällt die Einholung; die Ausgabe wird jedoch nachträglich zur Genehmigung vorgelegt.

Die Daten liegen auf Google Cloud in europäischen Regionen. Jede Anfrage wird serverseitig nach Rolle und Objekt autorisiert; Bewohner sehen nur die eigene Einheit, Rückstände erscheinen der Gemeinschaft nur als Gesamtsumme; kein Nachbar wird namentlich bloßgestellt. Durchgehend gilt DSGVO-konforme Datenminimierung.

Nein. Kartenzahlungen laufen über die sichere Seite des eigenen Zahlungsanbieters der Gemeinschaft; Kartendaten gelangen nie zu Flatmine, und Geld fließt nicht über Flatmine. Die Bestätigung erreicht das Buch als signaturgeprüfte Benachrichtigung.

Niemand allein. Jeder kostenpflichtige Kanal ist zunächst geschlossen und wird nur durch einen nummerierten, unterschriebenen Beschluss der Eigentümerversammlung geöffnet; dauerhaft dokumentiert mit Datum und Unterzeichner.

Aus den Buchungen des Jahres entstehen die Jahresabrechnung und die Einzelabrechnungen: Kosten, die als eine Summe kommen (Heizung, Wasser), werden nach der Liste des Messdienstes oder nach Zählerständen auf die Einheiten verteilt. Beschlüsse werden in eine nummerierte, unveränderliche Sammlung geschrieben; Eigentümer können einen Auszug verlangen. Die Erhaltungsrücklage ist kein separater Topf, sondern ergibt sich aus dem Buch selbst, und eine Entnahme setzt einen Beschluss voraus. Buchungen und Personenkonten laden Sie als DATEV-Datei herunter, die die Software Ihres Steuerberaters liest. Für eine Prüfung erhalten Sie die Verfahrensdokumentation als PDF: wie die Aufzeichnungen entstehen und warum sie nachträglich nicht überschrieben werden können. Die erzeugte Datei können Sie mit dem kostenlosen DATEV-Prüfprogramm prüfen. Das Hausgeld ziehen Sie mit einer SEPA-Lastschriftdatei auf Grundlage der unterschriebenen Mandate ein, Lieferantenrechnungen begleichen Sie mit einer einzigen SEPA-Überweisungsdatei.

Nein. Bei der Einrichtung wählen Sie das Paket, das Ihrer Immobilie am nächsten kommt, und das Menü richtet sich danach: Ein kleines Mehrfamilienhaus sieht weder Ausschreibungen noch Fuhrpark oder Buchhaltungsexport. Die Tabelle unten zeigt, was jedes Paket aktiviert.

Die oberen Zeilen sind tatsächlich aktiv, welches Paket Sie auch wählen. Für eine übersichtlichere Bedienung blenden Sie jedes Modul ein oder aus. Ausgeblendet heißt nicht gelöscht: Die Daten bleiben erhalten.