اتفاقية معالجة البيانات

تنظم هذه الاتفاقية العلاقة بين المتحكم والمعالج وفق المادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). المتحكم هو العقار الذي يستخدم Flatmine: اتحاد الملاك، أو إدارة المبنى أو المجمع، أو شركة إدارة، أو تعاونية سكنية. المعالج هو Kaira Digital Arts S.R.L. (براشوف، رومانيا) مقدمة الخدمة. هذا النص جزء لا يتجزأ من شروط الاستخدام ويسري ما دامت الخدمة مستخدمة.

موضوع المعالجة هو تقديم خدمة الإدارة: احتساب الرسوم والمصروفات المشتركة، دفتر الإيرادات والمصروفات، التحصيل والتسوية البنكية، حفظ المستندات، محاضر الاجتماعات والقرارات، وإرسال الإشعارات. مدة المعالجة هي مدة بقاء الحساب. تُعالج البيانات لهذا الغرض فقط، ولا تُستخدم للتسويق ولا تُباع لأطراف ثالثة.

يعالج المعالج البيانات الشخصية بناءً على تعليمات موثقة من المتحكم فقط. يُعد استخدام العقار للمنتج وإعداداته بمثابة تلك التعليمات. وإذا رأى المعالج أن تعليمة ما تخالف تشريعات حماية البيانات، يبلغ بذلك دون تأخير.

فئات البيانات: بيانات الهوية والاتصال (الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف)، بيانات الوحدة والسجل العقاري أو المساحي، نوع حق الانتفاع، سجلات الرسوم والمتأخرات، المدفوعات والحركات البنكية، المستندات، كشوف الحضور والتصويت، سجلات الإشعارات وسجلات الأمان التقنية. أصحاب البيانات: الملاك والمستأجرون والقاطنون والمديرون والمدققون وجهات الاتصال لدى المورّدين. لا يشارك Flatmine في مسار الدفع، ولا تُعالج بيانات البطاقات في أي مرحلة.

كل من لديه صلاحية الوصول إلى البيانات ملزم بالسرية، ويستمر هذا الالتزام بعد انتهاء الخدمة.

التدابير التقنية والتنظيمية (المادة 32): التشفير أثناء النقل (TLS)، والتحقق من الصلاحيات حسب الدور على الخادم، والدخول بخطوتين، والحماية من الروبوتات، وسجل أمان يُحفظ 365 يومًا لعمليات المال والحذف، وعرض المتأخرات للقاطنين بصيغة إجمالية فقط، ونسخ احتياطي منتظم، والأرشفة بدل الحذف النهائي للسجلات ذات التاريخ.

تتم الاستضافة على Google Cloud داخل الاتحاد الأوروبي: قاعدة البيانات والملفات في ألمانيا (فرانكفورت، europe-west3) وخوادم التطبيق في بلجيكا (europe-west1).

المعالجون الفرعيون: Google (الاستضافة، والتحقق من الهوية، وتخزين الملفات، وإرسال الإشعارات) وBrevo (إرسال البريد الإلكتروني، فرنسا). وعند استخدام الوظائف المعتمدة على الذكاء الاصطناعي، أي قراءة الإيصالات وكشوف الحساب والمساعد داخل التطبيق، يُرسل المحتوى المعني إلى Google Gemini، وهذا الاستدعاء غير مثبّت على إقليم داخل الاتحاد الأوروبي. ويمكن للإدارة تعريف مفتاحها الخاص واستخدام الخدمة بموجب عقدها. ويُعلن عن أي تغيير في القائمة مسبقًا، وللمتحكم حق الاعتراض.

يساعد المعالج المتحكم بقدر معقول في الاستجابة لطلبات أصحاب البيانات بشأن الاطلاع والتصحيح والمحو وتقييد المعالجة والاعتراض وقابلية النقل. ويوفر المنتج أدوات لتصدير البيانات وحذفها.

في حال وقوع خرق للبيانات الشخصية، يبلغ المعالج المتحكم دون تأخير غير مبرر بعد علمه به، ويقدم المعلومات اللازمة للوفاء بواجبات الإبلاغ.

عند انتهاء الخدمة تُعاد البيانات أو تُحذف حسب اختيار المتحكم، وتبقى السجلات الخاضعة لمدة حفظ قانونية طوال تلك المدة.

يوفر المعالج المعلومات اللازمة لإثبات الالتزام بهذه الاتفاقية ويدعم عمليات التدقيق بقدر معقول.

يخضع هذا العقد للقانون الروماني. للأسئلة والإشعارات: info@kairadigitalarts.com