Contrato de Tratamento de Dados

Este contrato regula a relação entre o responsável pelo tratamento e o subcontratante nos termos do artigo 28.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). O responsável é o condomínio que utiliza o Flatmine: uma assembleia de condóminos, uma administração de prédio ou de urbanização, uma empresa de gestão ou uma cooperativa. O subcontratante é a Kaira Digital Arts S.R.L. (Braşov, Roménia), que presta o serviço. Este texto faz parte integrante dos Termos de Utilização e vigora enquanto o serviço for utilizado.

O objeto do tratamento é a prestação do serviço de gestão: apuramento de quotas e despesas comuns, livro de receitas e despesas, cobrança e reconciliação bancária, arquivo de documentos, registos de assembleias e deliberações e envio de notificações. A duração do tratamento corresponde à vigência da conta. Os dados são tratados apenas para este fim, não são usados para marketing nem vendidos a terceiros.

O subcontratante trata os dados pessoais apenas com base em instruções documentadas do responsável. A utilização do produto e as definições escolhidas pelo condomínio constituem essas instruções. Se considerar que uma instrução viola a legislação de proteção de dados, o subcontratante comunica-o sem demora.

Categorias de dados: dados de identificação e contacto (nome, e-mail, telefone), dados da fração e do registo predial ou cadastro, tipo de direito de utilização, registos de quotas e dívidas, pagamentos e movimentos bancários, documentos, listas de presenças e votações, registos de notificações e registos técnicos de segurança. Titulares: proprietários, arrendatários, residentes, administradores, fiscais e contactos de fornecedores. O Flatmine não participa no circuito de pagamento; os dados de cartão nunca são tratados.

Todas as pessoas com acesso aos dados estão sujeitas a dever de confidencialidade, que se mantém após o termo do serviço.

Medidas técnicas e organizativas (artigo 32.º do RGPD): cifra em trânsito (TLS), autorização por perfis verificada no servidor, autenticação em dois passos, proteção contra robôs, registo de segurança conservado 365 dias para operações de dinheiro e eliminações, apresentação de dívidas aos residentes apenas de forma agregada, cópias de segurança regulares e arquivo em vez de eliminação definitiva nos registos com histórico.

O alojamento é feito na Google Cloud dentro da União Europeia: a base de dados e os ficheiros estão na Alemanha (Frankfurt, europe-west3) e os servidores da aplicação na Bélgica (europe-west1).

Subcontratantes ulteriores: Google (alojamento, autenticação, armazenamento de ficheiros, entrega de notificações) e Brevo (envio de e-mail, França). Quando são usadas as funções com inteligência artificial, ou seja, a leitura de comprovativos e extratos bancários e o assistente na aplicação, o conteúdo em causa é enviado para o Google Gemini; esta chamada não está fixada a uma região da União Europeia. Uma administração pode definir a sua própria chave e usar o serviço ao abrigo do seu contrato. Qualquer alteração à lista é anunciada previamente e o responsável pode opor-se.

O subcontratante presta ao responsável assistência razoável no tratamento de pedidos de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade. O produto disponibiliza ferramentas de exportação e de eliminação de dados.

Em caso de violação de dados pessoais, o subcontratante informa o responsável sem demora indevida após ter conhecimento e fornece as informações necessárias ao cumprimento dos deveres de notificação.

Terminado o serviço, os dados são devolvidos ou eliminados, à escolha do responsável; os registos sujeitos a prazo legal de conservação mantêm-se durante esse prazo.

O subcontratante disponibiliza as informações necessárias para demonstrar o cumprimento deste contrato e apoia auditorias em medida razoável.

Este contrato rege-se pela lei romena. Questões e notificações: info@kairadigitalarts.com