İşletme projesi ve yıllık bütçe

İşletme projesi, bir binanın gelecek yıl ne harcayacağının ve bu parayı kimden nasıl toplayacağının yazılı planıdır. Türkiye’de Kat Mülkiyeti Kanunu m.37 bunu yöneticinin görevi sayar; Almanya’da karşılığı WEG §28 uyarınca hazırlanan Wirtschaftsplan’dır. Adı ülkeden ülkeye değişir, mantığı değişmez: önce plan, sonra harcama.

İyi bir plan kalem kalemdir. Temizlik, asansör bakımı, elektrik, güvenlik, sigorta ve bir yedek akçe ayrı satırlar olur; her satırın karşısında yıllık tutar durur. Gelir tarafında aidat ve varsa kira gelirleri yer alır. Toplam giderin daire sayısına bölünmesi, o yılın daire başı aylık aidatını verir; sakine “neden bu kadar?” sorusunun cevabı bu tablodur, tahmin değil.

Plan, kat malikleri kurulunda onaylanmadan yürürlüğe girmez. Bu yüzden kaydın üstünde karar numarası, karar tarihi ve imzalayan bulunmalıdır; onaysız bir bütçe yalnızca taslaktır. Harcama yetkisi de buradan doğar: yönetici kendi takdiriyle değil, kurulun onayladığı kalem ve tutar kadar harcar. Flatmine bu alanları boş bırakmaz; onay bilgisi girilmeden bütçe onaylı sayılmaz.

Asıl değer yıl içinde ortaya çıkar. Defterdeki gerçek gider, plandaki kalemle aynı kategori adı üzerinden eşleşir ve sapma tablosu kendiliğinden oluşur: hangi kalem yılın kaçıncı ayında planı aşmış, hangisi altında kalmış. Yılın üçte biri geçmişken bütçenin yarısı bitmişse bunu Aralık’ta değil, o ay görürsünüz. Kurula gidilecek zamanı belirleyen de budur.