Veri İşleme Sözleşmesi

Bu sözleşme, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü'nün (GDPR) 28. maddesi uyarınca veri sorumlusu ile veri işleyen arasındaki ilişkiyi düzenler. Veri sorumlusu, Flatmine'i kullanan yapıdır: kat malikleri topluluğu, site veya apartman yönetimi, yönetim şirketi ya da kooperatif. Veri işleyen, hizmeti sunan Kaira Digital Arts S.R.L.'dir (Braşov, Romanya). Bu metin Kullanım Şartları'nın ayrılmaz parçasıdır ve hizmet kullanıldığı sürece yürürlüktedir.

İşlemenin konusu, yapı yönetimi hizmetinin sunulmasıdır: aidat ve ortak gider tahakkuku, gelir-gider defteri, tahsilat ve banka mutabakatı, belge saklama, toplantı ve karar kayıtları, bildirim gönderimi. İşleme süresi hesabın açık kaldığı süredir. Veriler yalnızca bu amaçla işlenir; pazarlama için kullanılmaz, üçüncü taraflara satılmaz.

Veri işleyen, kişisel verileri yalnızca veri sorumlusunun belgelenmiş talimatı doğrultusunda işler. Yapının ürünü kullanması ve ayarları bu talimat sayılır. Veri işleyen, bir talimatın veri koruma mevzuatına aykırı olduğu kanaatindeyse bunu gecikmeksizin bildirir.

İşlenen veri kategorileri: kimlik ve iletişim bilgileri (ad, e-posta, telefon), daire ve tapu/kadastro bilgileri, kullanım hakkı türü, aidat ve borç kayıtları, ödeme ve banka hareketleri, belgeler, toplantı yoklaması ve oy kayıtları, bildirim kayıtları ve teknik güvenlik günlükleri. İlgili kişiler: malikler, kiracılar, sakinler, yöneticiler, denetçiler ve tedarikçi irtibat kişileri. Flatmine ödeme yolunda yer almaz; kart bilgisi hiçbir aşamada işlenmez.

Veriye erişimi olan herkes gizlilik yükümlülüğü altındadır ve bu yükümlülük hizmet sona erdikten sonra da devam eder.

Teknik ve idari tedbirler (GDPR m. 32): aktarımda şifreleme (TLS), rol bazlı yetkilendirmenin sunucu tarafında denetlenmesi, iki adımlı doğrulama, bot koruması, para ve silme işlemleri için 365 gün saklanan güvenlik kütüğü, borç bilgisinin sakinlere yalnızca toplulaştırılmış biçimde gösterilmesi, düzenli yedekleme ve geçmişi olan kayıtlarda kalıcı silme yerine arşivleme.

Barındırma Google Cloud altyapısında Avrupa Birliği içindedir: veritabanı ve dosyalar Almanya'da (Frankfurt, europe-west3), uygulama sunucuları Belçika'dadır (europe-west1).

Kullanılan alt işleyenler: Google (barındırma, kimlik doğrulama, dosya saklama, bildirim gönderimi) ve Brevo (e-posta gönderimi, Fransa). Yapay zekâ destekli işlevler kullanıldığında, yani banka dekontu ve ekstre okuma ile uygulama içi asistan, ilgili içerik Google Gemini servisine gönderilir; bu çağrı Avrupa Birliği bölgesine sabitlenmiş değildir. Yönetim kendi anahtarını tanımlayarak bu servisi kendi sözleşmesi altında kullanabilir. Alt işleyen listesi değişirse değişiklik önceden duyurulur ve veri sorumlusunun itiraz hakkı saklıdır.

Veri işleyen, ilgili kişilerin erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, itiraz ve taşınabilirlik taleplerinin karşılanmasında veri sorumlusuna makul ölçüde yardım eder. Ürün, veriyi dışa aktarma ve silme araçlarını doğrudan sunar.

Kişisel veri ihlali halinde veri işleyen, durumu öğrendikten sonra gecikmeksizin veri sorumlusuna bildirir ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için gereken bilgileri sağlar.

Hizmet sona erdiğinde veriler veri sorumlusunun tercihine göre iade edilir veya silinir; yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar bu süre boyunca saklanır.

Veri işleyen, bu sözleşmedeki yükümlülüklere uyumu kanıtlamak için gerekli bilgileri sağlar ve denetimlere makul ölçüde destek olur.

Bu sözleşme Romanya hukukuna tabidir. Sorular ve bildirimler için: info@kairadigitalarts.com