Contrato de Tratamiento de Datos

Este contrato regula la relación entre el responsable y el encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El responsable es la finca que utiliza Flatmine: una comunidad de propietarios, una administración de finca o de urbanización, una empresa administradora o una cooperativa. El encargado es Kaira Digital Arts S.R.L. (Braşov, Rumanía), que presta el servicio. Este texto forma parte de los Términos de Uso y rige mientras se utilice el servicio.

El objeto del tratamiento es la prestación del servicio de administración: liquidación de cuotas y gastos comunes, libro de ingresos y gastos, cobro y conciliación bancaria, archivo de documentos, actas de juntas y acuerdos, y envío de notificaciones. La duración del tratamiento es la vigencia de la cuenta. Los datos se tratan solo con esa finalidad, no se usan con fines comerciales ni se venden a terceros.

El encargado trata los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable. El uso del producto y su configuración por parte de la finca constituyen dichas instrucciones. Si el encargado considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, lo comunica sin demora.

Categorías de datos: datos de identificación y contacto (nombre, correo, teléfono), datos de la unidad y del registro o catastro, tipo de derecho de uso, registros de cuotas y deudas, pagos y movimientos bancarios, documentos, listas de asistencia y votación, registros de notificaciones y registros técnicos de seguridad. Interesados: propietarios, arrendatarios, residentes, administradores, revisores y personas de contacto de proveedores. Flatmine no interviene en el circuito de pago; los datos de tarjeta nunca se tratan.

Toda persona con acceso a los datos está sujeta a deber de confidencialidad, que subsiste tras la finalización del servicio.

Medidas técnicas y organizativas (art. 32 RGPD): cifrado en tránsito (TLS), autorización por roles verificada en el servidor, verificación en dos pasos, protección frente a bots, registro de seguridad conservado 365 días para operaciones de dinero y borrados, presentación de deudas a los residentes solo de forma agregada, copias de seguridad periódicas y archivo en lugar de borrado definitivo en los registros con historial.

El alojamiento se realiza en Google Cloud dentro de la Unión Europea: la base de datos y los archivos están en Alemania (Fráncfort, europe-west3) y los servidores de la aplicación en Bélgica (europe-west1).

Subencargados: Google (alojamiento, autenticación, almacenamiento de archivos, entrega de notificaciones) y Brevo (envío de correo, Francia). Cuando se usan las funciones con inteligencia artificial, es decir, la lectura de justificantes y extractos bancarios y el asistente dentro de la aplicación, el contenido correspondiente se envía a Google Gemini; esa llamada no está fijada a una región de la Unión Europea. Una administración puede configurar su propia clave y usar el servicio bajo su propio contrato. Cualquier cambio en la lista se anuncia con antelación y el responsable puede oponerse.

El encargado presta al responsable asistencia razonable para atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad. El producto ofrece herramientas de exportación y borrado de datos.

En caso de violación de seguridad de los datos personales, el encargado informa al responsable sin dilación indebida tras tener conocimiento y facilita la información necesaria para cumplir los deberes de notificación.

Al terminar el servicio, los datos se devuelven o se suprimen, a elección del responsable; los registros sujetos a un plazo legal de conservación se mantienen durante dicho plazo.

El encargado pone a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y apoya las auditorías en una medida razonable.

Este contrato se rige por la ley rumana. Consultas y notificaciones: info@kairadigitalarts.com